制衣厂跟单工作的工作计划表

时间:2012-10-06 10:26

  一、 跟单员的定义:

  跟单员是指在企业或公司运作过程中,以客户订单为依据,跟踪产品、跟踪服务运作流向的专职人员。所有围绕着订单去工作,对出货交期负责的人,都是跟单员。

  二、 跟单员的工作界定

  跟单员广泛存在于订单型生产企业和进出口贸易型企业中,跟单员的工作性质与特点随企业的规模与性质而有所区别,但跟单员总的来说是作为业务跟单与生产跟单而存在的。

  1.业务跟单:也称为业务员,主要是对客户进行跟进。尤其是已对本公司的产品已有了兴趣,有合作意向的人进行跟进。以缔结业务,签定合同为目标的一系列活动。

  2.生产跟单:也称为跟单员,对已接来的订单进行生产安排。对生产进度进行跟踪,按期将货物送到客户手中。其中在生产过程中跟踪质量管理的我们称之为QC,在一些小型的贸易公司,有时候跟单员和QC工作有一个人承担,这样工作会比较繁琐,容易出错,一般情况之下,QC和跟单是分开的,跟单员主要是掌控订单的进度和时间以及和工厂和客户的沟通,产品质量的控制则有QC进行跟踪。

  三、 跟单员的工作特点

  跟单员的工作几乎涉及的公司的每一个环节,从销售、生产、物料、财务等都会有跟单员的身影出现。特点是:复杂的、全方位的。

  1. 责任大。跟单员的工作是建立在订单与客户上的,因为订单是公司的生命,客户是公司的上帝,失去订单与客户将危及到公司的生存。做好订单与客户的工作责任重大。

  2. 沟通、协调:跟单员工作涉及各部门。跟单员与客户、与计划部门、生产部门等许多部门的工作是一种沟通与协调,都是在完成订单的前提下而进行的与人沟通的工作,沟通协调能力特别重要。

  3. 做好客户的参谋:跟单员掌握着大量的客户资料,对他们的需求比较熟悉,同时也了解工厂的生产情况,因此对客户的订单可以提出意见,以利于客户的订货或下单。

  4. 工作节奏多变、快速:面对的客户来自五湖四海,他们的工作方式、作息时间、工作节奏各不相同,因此,跟单员的工作节奏应是多变的。另外,客户的需求是多样的,有时客户的订单是小批量的,但却要及时出货,这就要求跟单员的工作效率是快速的。

  5. 工作是综合性的:跟单员工作涉及公司所有部门,由此决定了其工作的综合性。对外执行的是销售人员的职责,对内执行的是生产管理协调,所以跟单员必须熟悉工厂的生产运作流程,以便做出更快更好的反应和决策。

  四、 跟单员的素质要求

  跟单员的工作性质与特点决定了其从业的素质要求:

  1) 分析能力:分析出客户的特点及产品的价格构成,以利于报价。

  2) 预测能力:能预测出客户的需求,合作企业的生产能力及物料的供应情况,便于接单、生产及交货的安排。

  3) 表达能力:善于用文字和语言与客户沟通。

  4) 专业知识:对所跟单的产品要熟悉,了解产品的原材料特点、来源及成分。知道产品的特点、款式、质量,便于和客户及生产人员的沟通。

  5) 人际关系处理的能力:处理好与客户、与上级、与同事、与外单位人员的关系,通过他们来完成自己想要做的事。

  6) 法律知识:了解合同法、票据法、经济法等与跟单工作有关的法律知识,做到知法、守法、懂法、用法。

  7) 谈判能力:有口才、有技巧。

  8) 管理与推销能力:对外推销高手,对内管理行家。

  9) 物流知识:了解运输、装卸搬运、保管、配送等知识。

  五、 跟单流程:

  生产过程跟单主要是了解合作工厂的生产进度能否满足定单的交货期,产品是否按订单生产,因此跟单员要协同QC深入企业的生产车间查验产品的质量与生产进度,发现问题要及时处理。因为生产过程跟单的基本要求是使企业能按订单即时交货及按订单约定的质量交货,所以我们要深入到生产线,查看进度,查看质量。

  基本要求为:

   按时交货:要使生产进度与订单交货期相吻合,做到不提前也不推迟。

   按质交货:生产出来的产品符合订单的质量要求。

  跟单过程中,前期接触比较多的就是样衣和样板,样板的质量影响到样衣制作的质量,所以样板也要有比较好的控制,不过一般的公司会提供样板或者有工厂直接打版,确定最终的样衣。在样衣确认过程中,有一些约定的名称要去了解,具体如下

  1. 款式样

  主要用于设计师看款式效果及生产的用料计算,一般情况下用同类布料打样,允许辅料代用,这步工作可以有时候由公司技术及样板中心完成,也可以由合作工厂完成。期间会涉及到报价规格表,规格表仅仅是供报价用,以便争取到定单,在运用这个表格时应注意每个项目内容与规格,因为这些内容与规格往往同成本直接相关联,任何有利于降低成本而又不改变原有服装的基本要求的方法和建议都可以提出来,经客户同意后即可更改,所有在此规格表中变化的内容,都必须做出注释,以便下一步工作开展的时候前后对应。

  2.批办样

  批办样制作前,根据提供的款式样和样品规格表中具体要求逐项进行操作,检查样品的织物组织、结构规格、测量所有的尺寸,确信各个点的尺寸在允许误差范围内。把款式样和相关的规格表给相关的技术人员,审查各疑点难点,以便全面了解样衣的情况。原则上,打批办样用正式主辅料。

  3.产前样

  产前样也称为封样,一旦批办样被客户批准合格后,此时客户才提供正确的大货生产用规格表,只有这个产品规格表才是供工厂大货生产用。不可用用以前的规格表代替,经常会发生差错,因为经过打样后,客户常更改原有的尺寸,而这个尺寸的更改又往往是不起眼的,在大批生产经营之前,还须打一次样,叫做产前样,在制作这个样衣中,所有的主敷料都必须用以后生产中要用的料,客户完全认可后方可大批开裁。

  在样衣全部确认的情况下,就必须对相应的订单进行下单,具体操作流程如下:

  1.下达生产通知书。

  跟单员接到客户订单后,应将其转化为公司固定格式的生产通知单。通知单要明确客户所订产品的名称、规格型号、数量、包装要求、交货期等。

  2.分析生产能力

  生产通知单下达后,要分析合作工厂的生产能力,能否按期、按质地交货,如不能应采取其他的措施,如寻找更多的合作工厂等等,以便保质保量的完成客户的订单。

  3.制定生产计划:

  生产计划的制定及实施关系着生产管理及交货的成败,跟单员要协助生管人员将订单及时转化为生产通知单。

  4.跟踪生产进度

  A.实际进度与计划进度发生差异,要找原因。通常有下列原因:

  1. 原计划错误;

  2. 机器设备有故障 ;

  3. 材料没跟上;

  4. 不良率和报废率过高;

  5. 临时工作或特急订单的影响;

  6. 前过程延误的累积;

  7. 员工工作情绪低落,缺勤或流动率高;

  (4) 跟踪生产进度的表单:

  具体有:生产日报表、生产进度差异分析表、生产进度控制表、生产异常处理表、生产线进度跟踪表。跟单人员具体根据相关情况进行报表填写。

  5.交期延误:

  如是工厂原因,要通知客户,取得同意后方可出货。如不同意,再进行协商,如果协商不成,可能就要进行违约赔偿。

  6.订单更改问题:

  客户对已下的订单因市场变化会有更改,有数量方面上的(增加或减少),有包装方面的(彩印或白合),有交期的变更(提前或推迟)。接到客户要求变更,首先要看改什么?能否接收?如货已生产的差不多了,已收尾,就不可能再更改。如还没安排,问题不大。如已按排了部份,要进行协商。比如数量要减,我们已按原数量采购了材料,通用的问题不大,如是专用的,客户要承担部份费用。对交期:如要提前,要根据实际情况,在与工厂协商后在订。如要推迟,时间短,问题不大,但如要延迟很长,那仓储费,损耗费要要和客户进行协商,这些费用都需要客户进行承担。

  六、 生产过程中的验货工作程序

  1、 面/辅料到厂后,督促工厂最短时间内根据发货单详细盘点,并由工厂签收。若出现短少码/现象要亲自参与清点并确认。

  2、 如工厂前期未打过样品,须安排其速打出投产前样确认,并将检验结果书面通知工厂负责人和工厂技术科。特殊情况下须交至公司或客户确认,整改无误后方可投产。

  3、 校对工厂裁剪样版后方可对其进行版长确认,详细记录后的单耗确认书由工厂负责人签名确认,并通知其开裁。

  4、 根据双方确认后的单耗要与工厂共同核对面/辅料的溢缺值,并将具体数据以书面形式通知公司。如有欠料,须及时落实补料事宜并告知加工厂。如有溢余则要告知工厂大货结束后退还我司,并督促其节约使用,杜绝浪费现象。

  5、 投产初期必须每个车间、每道工序高标准地进行半成品检验,如有问题要及时反映工厂负责人和相应管理人员,并监督、协助工厂落实整改。

  6、 每个车间下机首件成品后,要对其尺寸、做工、款式、工艺进行全面细致地检验。出具检验报告书(大货生产初期/中期/末期)及整改意见,经加工厂负责人签字确认后留工厂一份,自留一份并传真公司。

  7、 每天要记录、总结工作,制定明日工作方案。根据大货交期事先列出生产计划表,每日详实记录工厂裁剪进度、投产进度、产成品情况、投产机台数量,并按生产计划表落实进度并督促工厂。生产进度要随时汇报公司。

  8、 针对客户跟单员或公司巡检到工厂所提出的制作、质量要求,要监督、协助加工厂落实到位,并及时汇报公司落实情况。

  9、 成品进入后整理车间,需随时检查实际操作工人的整烫、包装等质量,并不定期抽验包装好的成品,要做到有问题早发现、早处理。尽最大努力保证大货质量和交期。

  10、 大货包装完毕后,要将裁剪明细与装箱单进行核对,检查每色、每号是否相符。如有问题必须查明原因并及时相应解决。

  11、 加工结束后,详细清理并收回所有剩余面料、辅料(特别是商标)。

  12、 对生产过程中各环节(包括本公司相应部门和各业务单位)的协同配合力度、出现的问题、对问题的反应处理能力以及整个定单操作情况进行总结,以书面形式报告公司主管领导。

  13、 在检查过程中一定要公平,真实

  七、 跟单的注意事项

  1、 接到跟单资料与样衣之后,一定要认真的看看,留意细节,根据自己的经验,对可能会出现那些问题让自己事先有个了解。有时一人手上有好几单的,切记不可以混消。

  2、 到工厂后,一定要按QC流程资料来进行工作,缺一不可。

  3、 在生产过程中,如发现问题,可以先总结一下,不可一有问题就找厂长什么的,次数太多人家闲烦,在反映问题的同时,你的书面报告也要产生。

  4、 在写报告时,一定要简单明了,有针对性 。不可莫陵两可或太过笼统。在车间发现问题时,可以先记下来,归纳一下在写到报告上来。问题没有大小,按原则办事,不行的就是不行。

  5、 在工作时,千万不可与外发厂的工人或是管理人员争执,无论你在外面受了多大委屈,千万不可以在外发厂里进行吵闹。

  6、 如果单要洗水的,洗水一般都会洗头缸的,国内的洗水工艺都不是很完备,在洗水厂把成衣洗好之后,在未下车之前,你一定要先拿一些看看,度一下尺寸,千万别指望外发厂或是洗水QC。

  7、 在查货中,难免会遇到货期紧张。在这个时候,你要盯紧了,什么东西都可能会出错。不管它多么的急,无论你是多么老道的QC,你千万不可以参与起工作中去,如包装,装箱什么的,千万不可。货出去万一有差错,到时那责任就是你一人了。

  8、 在外面,常会有些工作上的应酬,要注意保持形象,掌握分寸。

  

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